Utgångspunkten är att varje affärshändelse ska dokumenteras med en verifikation. I vissa fall kan gemensam verifikation användas och i vissa fall får flera verifikationer bokföras och presenteras i en bokföringspost. Ett exempel på det senare är punkt 2.10 i Bokföringsnämndens vägledning BFNAR 2013:2 Bokföring:

”Affärshändelser som ingår i en mottagen faktura eller motsvarande handling och som dokumenteras genom flera verifikationer får bokföras och presenteras i sammandrag i en bokföringspost, om det utan svårighet kan klarläggas vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.”

Och tillhörande kommentar:

”Punkt 2.10 kan till exempel tillämpas för affärshändelser som ingår i en kontokortsfaktura eller en samlingsfaktura när fakturan inte kan användas som gemensam verifikation enligt punkt 6.1.”

Punkt 6.1 anger när gemensam verifikation får tillämpas:

”Likartade affärshändelser som får dokumenteras genom en gemensam verifikation enligt 5 kap. 6 § tredje stycket första meningen bokföringslagen (1999:1078) är

a) återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som avser en period om högst en månad,

b) affärshändelser som genereras automatiskt, eller

c) andra likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag som av praktiska skäl är lämpliga att sammanföra.”

Det är svårt att få in kontokortsfakturor med olika typer av inköp i vad som får ha gemensam verifikation. Det som ska användas som verifikation för varje enskild affärshändelse är det som tas emot vid köpet. Det innebär att varje enskilt kvitto i princip utgör verifikation, även om dessa med stöd av punkt 2.10 kan bokföras och presenteras i sammandrag.

Om nu dessa kvitton inte finns kvar får man göra det bästa av situationen. Finns fullödiga specifikationer på kontokortsfakturorna torde risken för ett ifrågasättande av bokföringen vara väldigt liten även om det, enligt min tolkning, formellt är fel underlag.